Tietosuojaseloste
Tämä on Kiinteistömedia Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, annettu 27.4.2016) mukainen seloste henkilötietojen käsittelystä (jäljempänä ”tietosuojaseloste”). Laadittu 21.5.2018.
Tietosuojaselostetta on täsmennetty 1.2.2024 tietojen käyttötarkoitusten ja käsittelyperusteiden osalta.
Tämä tietosuojaseloste koskee Kiinteistömedia Oy:n asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja verkkosivuston käyttäjien henkilötietojen käsittelyä. Tämä tietosuojaseloste ei koske Kiinteistömedia Oy:n myymille lomakkeille täytettäviä tietoja. Näiden tietojen käsittelyn osalta lomakkeen käyttäjä on rekisterinpitäjä ja vastaa tietojen käsittelystä lainsäädännön mukaisesti.
Kiinteistömedia Oy noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sitä täydentävää Euroopan unionin ja Suomen kansallista lainsäädäntöä. Tämä tarkoittaa muun muassa seuraavia asioita:
- Käsittelemme henkilötietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että saat tämän tietosuojaselosteen kautta tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja voit milloin tahansa tarkastaa sinusta tallennetut tiedot.
- Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – tietoja, joita henkilöistä keräämme, käytetään vain tiettyyn, ennalta määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Taltioimme Taloyhtiötapahtuman 2023 ja voimme julkaista tallenteet osallistujien henkilöllisyyttä kunnioittaen.
- Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
- Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen.
- Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.
- Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä.
- Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna.
1. Rekisterinpitäjä
Kiinteistömedia Oy
Malmin asematie 6
00700 Helsinki
Yhteyshenkilö kehitysjohtaja Jani Ojala, jani.ojala@kiinteistomedia.fi, p. +358 40 731 3490.
2. Käsiteltävät tiedot
Käsittelemme asiakkaistamme ja potentiaalisista asiakkaistamme seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, titteli, yritys/organisaatio, käyttäjätyyppi, Kiinteistöliiton jäsenyys, tiedot onko rekisteröitynyt verkkokauppaan, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilaushistoria, kestotilaukset, käyttöoikeudet sähköisiin palveluihin, yhteydenotot, luvat, kiellot, laskutustiedot (kuten laskutusosoite, toimitusosoite, laskun päivä, laskutetut tuotteet/palvelut, perintä), toimitustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä suoritustiedot. Ilman pakolliseksi merkittyjä tietoja, kuten yhteys- ja laskutustietoja, emme voi täyttää sopimusta maksullisista palveluistamme.
Tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä mm. verkkokaupasta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse ja puhelimitse sekä niitä saatetaan kerätä myös sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, kyselyistä ja tutkimuksista sekä muista tilanteista, joissa rekisteröity jakaa tietojaan. Keräämme ja päivitämme yrityksiä ja muita yhteisöjä edustavien yhteyshenkilöiden tietoja myös avoimilta internetsivuilta.
Lisäksi verkkosivustojemme käytöstä kerätään tietoa evästeiden avulla kohdassa 5 tarkemmin kuvatuin tavoin.
3. Tietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, kun tarjoamme palveluitamme sopimuksen mukaisesti, ml. vastaanotamme tilauksia, pidämme yhteyttä asiakkaisiimme, luomme käyttöoikeuksia sekä laskutamme palveluitamme.
- Rekisteröidyn suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen), kun käytämme tietoja sähköiseen suoramarkkinointiin kuluttajille tai käytämme evästeitä alla tarkemmin kuvatuin tavoin.
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Oikeutetulla edulla tarkoitamme yrityksemme tarvetta käsitellä tietoja tuotteidemme ja palveluidemme markkinointia sekä liiketoiminnan hallintaa ja kehittämistä varten. Näillä toimenpiteillä varmistamme myös asiakkaan edun. Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella esimerkiksi seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- Kun teemme tuotekehitystä perustuen tuotteiden käyttöön.
- Mittaamme tilausten kehittymistä ja mainosten näkyvyyttä, jotta voimme toimia tehokkaasti ja suunnitella palveluiden kehitystä.
- Varmistamme, että verkkosovelluksissamme ja tietokannoissamme toteutetaan riittävät tietoturvatoimenpiteet.
- Seuraamme käyttölokeja ja käyttöehtojemme noudattamista ehkäistäksemme väärinkäytöksiä.
- Myynnin- ja asiakaspalvelun parantamista, kehittämistä, laadun tarkkailemista ja asioinnin varmista varten.
- Markkinoinnissa huomioimme asiakkaiden todennäköiset kiinnostukset ja pyrimme välttämään turhat yhteydenotot.
- Teemme markkinointia rekisteröidyn työtehtäviin liittyen tai sähköistä suoramarkkinointia pohjautuen henkilön asemaan organisaatiossa.
- Lakisääteinen velvoite, kun esimerkiksi tallennamme tositteisiin sisältyviä rekisteröidyn henkilötietoja. Säilytämme muun muassa laskutustietoja lainsäädännön vaatiman ajan kirjanpitovelvoitteidemme noudattamiseksi ja verotusta varten.
- Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä. Mikäli meillä on syytä luovuttaa tietosi ulkopuoliselle taholle, ilmoitamme siitä sinulle selkeästi. Lisäksi pyydämme sinua luvan antamiseksi tekemään jonkin aktiivisen toimen (esim. raksittamaan lupahyväksynnän), josta jää merkintä. Tällaisen tietojenluovutuksen tarkoitus on antaa yhteystietosi ko. ulkopuoliselle taholle (esim. Taloyhtiö2024-tapahtuman näytteilleasettajalle) myöhempää yhteydenottoa varten sinun osoittamasi kiinnostuksen perusteella. Luvan antaminen on aina vapaaehtoista.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröityä kohtaan.
4. Tietojen säilytysaika
Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan pääsääntöisesti 4 vuoden käsittelyajan jälkeen, kun kyseisen 4 vuoden aikana rekisteröidyn ja Kiinteistömedia Oy:n välillä ei ole ollut asiakassuhteeseen liittyvää yhteyttä (mm. tilauksia, vireillä olevia reklamaatioita tai voimassa olevia käyttöoikeuksia Kiinteistömedia Oy:n verkkopalveluihin).
Laskutus- ja maksutietoja säilytetään kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi 7 vuoden ajan talouden järjestelmissä. Mikäli henkilötietojen käsittely liittyy perinnässä oleviin saataviin, säilytetään tietoja vähintään niin kauan, kunnes saatava on lakannut maksun tai lakisääteisen perusteen nojalla.
Asiakaspalvelutilanteen yhteydessä tallentamat henkilötiedot poistetaan, kun asiakaspalveluasia on saatettu päätökseen, ellei asiakassuhteen hoitaminen edellytä henkilötietojen käsittelyajan pidentämistä.
Tietyiltä osin henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin markkinointitarkoituksiin (esim. jos yritys, joka on luokiteltu ostosten perusteella manuaalisesti Kiinteistömedia Oy:n “ydin”-asiakkaaksi, säilytetään asiakkaan yhteyshenkilöiden yhteystiedot oikeutetun edun perusteella). Pyrimme tällöin varmistamaan, että tiedot pysyvät ajantasaisina ja virheettöminä. Rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja/tai pyytää tietojensa poistamista.
5. Evästeet
Kiinteistömedia Oy käyttää verkkosivustoillaan (kiinteistomedia.fi, kiinteistolehti.fi, vastuunjako.fi) evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeiden avulla sivustolla vieraileva päätelaite voidaan tunnistaa ja käyttäjä muistaa joko yhden sivustokäynnin ajan (istuntoeväste) tai useamman käynnin ajan (pysyvä eväste). Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoja sivustojen käytöstä sekä tiettyjä päätelaitteeseen liittyviä tietoja (kuten päätelaitteen tai selaimen tyyppi, käyttöjärjestelmä, IP-osoite). Evästeet parantavat käyttökokemusta sivustolla. Evästeet eivät vahingoita tietokonetta tai haittaa sen käyttöä.
Evästeitä käytetään Kiinteistömedia Oy:n verkkosivustoilla seuraaviin tarkoituksiin:
- Sivuston teknisen toiminnan varmistamiseksi sekä verkkomaksamisen ja tukichat-toiminnon toteuttamiseksi (Välttämättömät).
- Käyttäjäkohtaisten mieltymysten tallentamiseksi (Mieltymykset).
- Käyttäjämäärien ja käyttäjien sivustokäyttäytymisen tilastointiin (Tilastot).
- Markkinointiin ja mainontaan (Markkinointi).
Kiinteistömedian verkkosivustoilla käytetään niin kutsuttuja istuntoevästeitä ja pysyviä evästeitä. Istuntoevästeet tuhoutuvat automaattisesti, kun selain suljetaan. Pysyvät evästeet säilyvät päätelaitteella, kunnes ne erikseen poistetaan tai niiden voimassaolo päättyy.
Verkkosivustolla käytetään ns. ensimmäisen ja kolmannen osapuolen evästeitä. Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat peräisin sivustolta, jolla parhaillaan vierailet. Ns. kolmannen osapuolen evästeet ovat peräisin muilta sivustoilta. Evästeitä asettavat kolmannet osapuolet sekä lisätietoja niiden tietosuojakäytännöistä ovat kulloinkin nähtävillä verkkosivustojemme evästeasetuksissa.
Lisätietoa evästeistä ja evästeasetukset ovat kunkin sivuston osalta saatavissa täältä:
- kiinteistomedia.fi: https://www.kiinteistomedia.fi/tietoa-evasteista
- kiinteistolehti.fi: https://www.kiinteistolehti.fi/tietoa-evasteista
- vastuunjako.fi: https://www.vastuunjako.fi/tietoa-evasteista
Käyttäjä voi myös tyhjentää tai kieltää evästeet selaimensa asetuksista. Jos käyttäjä kieltää evästeiden tallentamisen, voi sivuston käyttö vaikeutua tai estyä kokonaan.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä ei luovuta eikä siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisen lakiin perustuvan päätöksen tai tietopyynnön toteuttamiseksi, liikkeenluovutuksen yhteydessä siltä osin, kuin henkilötietojen käsittely liittyy luovutettavaan liiketoimintaan sekä saatavien perinnän toteuttamiseksi. Muutoin tietoja voidaan luovuttaa tai julkaista vain siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa tai saatu rekisteröidyn suostumus.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietosuojalainsäännön mukaisesti oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Kirjallisessa pyynnössä pitää olla henkilön nimi, osoite (jos on kyse yksityishenkilöstä kotiosoite, jos on kyse yrityskäyttäjästä yrityksen nimi ja osoite ja jos on kyse taloyhtiöasiakkaasta taloyhtiön nimi ja osoite) ja sähköpostiosoite. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta löydämme tiedot rekisteristämme ja voimme varmistaa, että pyyntö kohdistuu oikean henkilön henkilötietoihin.
Lisäksi rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen:
- Oikeus pyytää henkilötietojen oikaisua ja häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”).
- Oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
- Oikeus saada pääsy käsiteltyihin henkilötietoihin ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos kyse on automaattisesta käsittelystä, jota tehdään sopimuksen tai suostumuksen perusteella.
- Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa, kuten oikeus vastustaa milloin tahansa oikeutettuun etuun perustuvaa markkinointia.
- Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruutusta tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Pyynnön voi lähettää kirjallisesti postitse allekirjoitettuna osoitteeseen Kiinteistömedia Oy, Helmi Lipponen, Malmin asematie 6, 00700 Helsinki (merkitse kuoreen henkilötietopyyntö). Allekirjoitetun pyynnön voi myös skannata ja lähettää sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@kiinteistomedia.fi. Jos luonnollinen henkilö on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa Kiinteistömedia Oy:lle asiakassuhteen aikana, tulee pyyntö henkilön tunnistamisen varmistamiseksi lähettää lähtökohtaisesti tästä sähköpostiosoitteesta.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden ajassa).
8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.
9. Kiinteistömedia Oy yhteisrekisterinpitäjänä
Kiinteistömedia Oy ja Facebook ovat yhteisrekisterinpitäjiä Facebookissa olevien Kiinteistömedia Oy:n yhteisösivujen osalta. Keräämme Facebookin kanssa tietoja muun muassa Kiinteistömedia Oy:n: Facebook-sivujen tykkäyksistä ja vierailuista, julkaisuiden näkyvyydestä sekä julkaisuiden tavoittaneiden henkilöiden demografiaprofiileista aggregoitua raportointia varten. Emme yhdistä näitä tietoja muihin tässä tietosuojalausekkeessa kuvattuihin tietoihin.
Käyttäjä saa lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Facebookin tietosuojakuvauksesta. Käyttäjä voi hallinnoida Facebookin tietosuoja-asetuksia Facebookissa.
10. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Voimme tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, mikäli se on perusteltua esimerkiksi käsittelyn tarkoitusten muuttuessa tai viranomaissuositusten tai lainsäädännön muuttuessa. Muutoksista tiedotetaan verkkosivustollamme.