Tietosuojaseloste
Tämä on Kiinteistömedia Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, annettu 27.4.2016) mukainen seloste henkilötietojen käsittelystä (jäljempänä ”tietosuojaseloste”). Laadittu 21.5.2018. Viimeisin muutos 15.9.2021.

Tämä tietosuojaseloste koskee Kiinteistömedia Oy:n asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja verkkosivuston käyttäjien henkilötietojen käsittelyä. Tämä tietosuojaseloste ei koske Kiinteistömedia Oy:n myymille lomakkeille täytettäviä tietoja. Näiden tietojen käsittelyn osalta lomakkeen käyttäjä on rekisterinpitäjä ja vastaa tietojen käsittelystä lainsäädännön mukaisesti.

Kiinteistömedia Oy noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sitä täydentävää Euroopan unionin ja Suomen kansallista lainsäädäntöä. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että:

Käsittelemme henkilötietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että saat tämän tietosuojaselosteen kautta tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja voit milloin tahansa tarkastaa sinusta tallennetut tiedot.
Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – tietoja, joita henkilöistä keräämme, käytetään vain tiettyyn, ennalta määriteltyyn käyttötarkoitukseen.
Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä. Taloyhtiö-tapahtuman osalta teemme tässä poikkeuksen: luovutamme tapahtumaan osallistuvista tietoja (esim. nimi, sähköpostiosoite) tapahtuman näytteilleasettajille osallistujan itse ilmoittamien kiinnostuksen kohteiden perusteella.
Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen
Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä
Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä
Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna
1. Rekisterinpitäjä
Kiinteistömedia Oy

Malmin asematie 6

00700 Helsinki

Yhteyshenkilö markkinoija Laura Hirvonen, laura.hirvonen@kiinteistomedia.fi, p. 044 491 4114

2. Käsiteltävät tiedot
Käsittelemme asiakkaistamme ja potentiaalisista asiakkaistamme seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, titteli, yritys/organisaatio, käyttäjätyyppi, Kiinteistöliiton jäsenyys, tiedot onko rekisteröitynyt verkkokauppaan, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilaushistoria, kestotilaukset, käyttöoikeudet sähköisiin palveluihin, yhteydenotot, luvat, kiellot, laskutustiedot (kuten laskutusosoite, toimitusosoite, laskun päivä, laskutetut tuotteet/palvelut, perintä), toimitustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä verkkokurssien osalta (ekurssi.fi) suoritustiedot. Ilman pakolliseksi merkittyjä tietoja, kuten yhteys- ja laskutustietoja, emme voi täyttää sopimusta maksullisista palveluistamme.

Tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä mm. verkkokaupasta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse ja puhelimitse sekä niitä saatetaan kerätä myös sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity jakaa tietojaan. Keräämme ja päivitämme yrityksiä ja muita yhteisöjä edustavien yhteyshenkilöiden tietoja myös avoimilta internetsivuilta.

Lisäksi verkkosivustojemme käytöstä kerätään tietoa evästeiden avulla kohdassa 5 tarkemmin kuvatuin tavoin.

3. Tietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, kun tarjoamme palveluitamme sopimuksen mukaisesti, ml. vastaanotamme tilauksia, pidämme yhteyttä asiakkaisiimme, luomme käyttöoikeuksia, tallennamme verkkokurssien suoritustietoja sekä laskutamme palveluitamme;
rekisteröidyn suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen), kun käytämme tietoja sähköiseen suoramarkkinointiin kuluttajille tai käytämme evästeitä alla tarkemmin kuvatuin tavoin;
rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kun teemme esimerkiksi markkinointia puhelimitse, postitse tai rekisteröidyn työtehtäviin liittyen tai sähköistä suoramarkkinointia pohjautuen henkilön asemaan organisaatiossa sekä silloin, kun kehitämme liiketoimintaamme ja estämme ja tutkimme mahdollisia väärinkäytöksiä;
lakisääteinen velvoite, kun esimerkiksi tallennamme tositteisiin sisältyviä rekisteröidyn henkilötietoja kirjanpitovelvoitteidemme noudattamiseksi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröityä kohtaan.

4. Tietojen säilytysaika
Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan pääsääntöisesti 4 vuoden käsittelyajan jälkeen, kun kyseisen 4 vuoden aikana rekisteröidyn ja Kiinteistömedia Oy:n välillä ei ole ollut asiakassuhteeseen liittyvää yhteyttä (mm. tilauksia, vireillä olevia reklamaatioita tai voimassa olevia käyttöoikeuksia Kiinteistömedia Oy:n verkkopalveluihin).

Laskutus- ja maksutietoja säilytetään kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi 7 vuoden ajan talouden järjestelmissä. Mikäli henkilötietojen käsittely liittyy perinnässä oleviin saataviin, säilytetään tietoja vähintään niin kauan, kunnes saatava on lakannut maksun tai lakisääteisen perusteen nojalla.

Asiakaspalvelutilanteen yhteydessä tallentamat henkilötiedot poistetaan, kun asiakaspalveluasia on saatettu päätökseen, ellei asiakassuhteen hoitaminen edellytä henkilötietojen käsittelyajan pidentämistä.

Tietyiltä osin henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin markkinointitarkoituksiin (esim. jos yritys, joka on luokiteltu ostosten perusteella manuaalisesti Kiinteistömedia Oy:n "ydin"-asiakkaaksi, säilytetään asiakkaan yhteyshenkilöiden yhteystiedot oikeutetun edun perusteella). Pyrimme tällöin varmistamaan, että tiedot pysyvät ajantasaisina ja virheettöminä. Rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja/tai pyytää tietojensa poistamista.

5. Evästeet
Kiinteistömedia Oy käyttää verkkosivustoillaan (kiinteistomedia.fi, kiinteistolehti.fi, vastuunjako.fi, ekurssi.fi) evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeiden avulla sivustolla vieraileva päätelaite voidaan tunnistaa ja käyttäjä muistaa joko yhden sivustokäynnin ajan (istuntoeväste) tai useamman käynnin ajan (pysyvä eväste). Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoja sivustojen käytöstä sekä tiettyjä päätelaitteeseen liittyviä tietoja (kuten päätelaitteen tai selaimen tyyppi, käyttöjärjestelmä, IP-osoite). Evästeet parantavat käyttökokemusta sivustolla. Evästeet eivät vahingoita tietokonetta tai haittaa sen käyttöä.

Evästeitä käytetään Kiinteistömedia Oy:n verkkosivustoilla seuraaviin tarkoituksiin:

sivuston teknisen toiminnan varmistamiseksi sekä verkkomaksamisen ja tukichat-toiminnon toteuttamiseksi (Välttämättömät),
käyttäjäkohtaisten mieltymysten tallentamiseksi (Mieltymykset),
käyttäjämäärien ja käyttäjien sivustokäyttäytymisen tilastointiin (Tilastot), sekä
markkinointiin ja mainontaan (Markkinointi).
Kiinteistömedian verk­ko­sivustoilla käy­te­tään niin kut­sut­tuja istun­toe­väs­teitä ja pysy­viä eväs­teitä. Istun­toe­väs­teet tuhou­tu­vat auto­maat­ti­sesti, kun selain sul­je­taan. Pysy­vät eväs­teet säi­ly­vät pää­te­lait­teella, kun­nes ne erik­seen pois­te­taan tai nii­den voi­mas­saolo päät­tyy.

Verkkosivustolla käytetään ns. ensimmäisen ja kolmannen osapuolen evästeitä. Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat peräisin sivustolta, jolla parhaillaan vierailet. Ns. kolmannen osapuolen evästeet ovat peräisin muilta sivustoilta. Evästeitä asettavat kolmannet osapuolet sekä lisätietoja niiden tietosuojakäytännöistä ovat kulloinkin nähtävillä verkkosivustojemme evästeasetuksissa.

Lisätietoa evästeistä ja evästeasetukset ovat kunkin sivuston osalta saatavissa täältä:

kiinteistomedia.fi: https://www.kiinteistomedia.fi/tietoa-evasteista
kiinteistolehti.fi: https://www.kiinteistolehti.fi/tietoa-evasteista
vastuunjako.fi: https://www.vastuunjako.fi/tietoa-evasteista
ekurssi.fi: https://www.ekurssi.fi/tietoa-evasteista
Käyttäjä voi myös tyhjentää tai kieltää evästeet selaimensa asetuksista. Jos käyttäjä kieltää evästeiden tallentamisen, voi sivuston käyttö vaikeutua tai estyä kokonaan.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä ei luovuta eikä siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisen lakiin perustuvan päätöksen tai tietopyynnön toteuttamiseksi, liikkeenluovutuksen yhteydessä siltä osin, kuin henkilötietojen käsittely liittyy luovutettavaan liiketoimintaan sekä saatavien perinnän toteuttamiseksi. Muutoin tietoja voidaan luovuttaa tai julkaista vain siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa tai saatu rekisteröidyn suostumus.

7. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietosuojalainsäännön mukaisesti oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Kirjallisessa pyynnössä pitää olla henkilön nimi, osoite (jos on kyse yksityishenkilöstä kotiosoite, jos on kyse yrityskäyttäjästä yrityksen nimi ja osoite ja jos on kyse taloyhtiöasiakkaasta taloyhtiön nimi ja osoite) ja sähköpostiosoite. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta löydämme tiedot rekisteristämme ja voimme varmistaa, että pyyntö kohdistuu oikean henkilön henkilötietoihin.

Lisäksi rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen:

oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"),
oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa,
oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos kyse on automaattisesta käsittelystä, jota tehdään sopimuksen tai suostumuksen perusteella,
oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa, kuten oikeus vastustaa milloin tahansa oikeutettuun etuun perustuvaa markkinointia,
oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, ja
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Pyynnön voi lähettää kirjallisesti postitse allekirjoitettuna osoitteeseen Kiinteistömedia Oy, Laura Hirvonen, Malmin asematie 6, 00700 Helsinki (merkitse kuoreen henkilötietopyyntö). Allekirjoitetun pyynnön voi myös skannata ja lähettää sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@kiinteistomedia.fi. Jos luonnollinen henkilö on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa Kiinteistömedia Oy:lle asiakassuhteen aikana, tulee pyyntö henkilön tunnistamisen varmistamiseksi lähettää lähtökohtaisesti tästä sähköpostiosoitteesta.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (lähtökohtaisesti yhden kuukauden kuluessa).

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Kiinteistömedia Oy yhteisrekisterinpitäjänä
Kiinteistömedia Oy ja Facebook ovat yhteisrekisterinpitäjiä Facebookissa olevien Kiinteistömedia Oy:n fani- ja yhteisösivujen osalta.

Kiinteistömedia Oy saa tietoonsa fani- ja yhteisösivujensa vuorovaikutuksessa olevien henkilöiden Facebookille ilmoitetun nimen, julkisen profiilikuvan sekä muut Facebookissa rekisteröidyn julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot. Rekisteröity voi ilmoittaa oma-aloitteisesti muitakin henkilötietoja yhteisösivujen kommenteissa tai viestipalvelussa. Lisäksi keräämme tilastotietoa Facebook-sivujemme tykkäyksistä ja vierailuista ja julkaisuidemme näkyvyydestä liiketoiminnan ja sivuston kehittämistä varten.

Facebook käsittelee tietoja tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti: www.facebook.com/privacy/. Facebook on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Voit hallinnoida Facebookin tietosuoja-asetuksia Facebookissa.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Voimme tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, mikäli se on perusteltua esimerkiksi käsittelyn tarkoitusten muuttuessa tai viranomaissuositusten tai lainsäädännön muuttuessa. Muutoksista tiedotetaan verkkosivustoillamme.

Aiempi tietosuojaseloste on luettavissa täällä.