Suomalaisissa taloyhtiöissä käsitellään yhteensä 2,4 miljoonan ihmisen henkilötietoja. EU:n tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi 25.5.2018, ja sen velvoitteet koskevat luonnollisesti myös taloyhtiöitä. Uutuuskirja opastaa taloyhtiöt kohti tietosuoja-aikaa.
Osakkaiden ja asukkaiden henkilötietoja on taloyhtiössä monessa paikassa, esimerkiksi osakeluettelossa, kunnossapito- ja muutostyörekisterissä, asukasluettelossa, pöytäkirjojen liitteissä sekä erilaisissa sopimuksissa. Jos yhtiössä on tallentava kameravalvonta ja sähköinen kulunvalvonta- tai lukitusjärjestelmä, henkilötietoja kertyy niihinkin.
Taloyhtiöillä on lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietoja – ilman niitä yhtiön arki ei rullaa, eivätkä yhtiön velvoitteet tule hoidetuiksi. Taloyhtiössä vastuu tietosuojasta on yhtiön johdolla eli hallituksella ja isännöinnillä. Käytännössä henkilötietoja käsittelee pääsääntöisesti isännöinti. ”Vaikka taloyhtiö on asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä, on henkilötietojen ja rekistereiden ylläpito ja käsittely useimmiten isännöitsijän ja isännöintiyrityksen vastuulla”, kertoo lakimies, toimitusjohtaja Kai Haarma Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:stä.
Uudet velvoitteet aiheuttavat taloyhtiöissä ja isännöinnissä paljon päänvaivaa, ja liikkeellä on myös vääriä käsityksiä. Tilanteen helpottamiseksi Haarma on yhdessä Isännöintiliiton lakiasiantuntija Tommi Leppäsen kanssa kirjoittanut aiheesta kirjan Tietosuoja taloyhtiössä – Miten taloyhtiön ja isännöitsijän tulee hallita henkilötietoja, jossa avataan tietosuoja-asetuksen vaikutukset taloyhtiöiden ja isännöintiyritysten toimintaan.
Henkilötietojen käsittelystä sovittava erikseen
Isännöitsijällä on erityisrooli taloyhtiössä yhtiön ulkopuolisena ”toimitusjohtajana”. Isännöinnin tehtävänä on käytännössä huolehtia, että henkilötietojen käsittely yhtiössä on järjestetty tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla. Tietosuoja-asetus kuitenkin edellyttää, että rekisterinpitäjän tulee sopia kirjallisesti henkilötietojen käsittelijän kanssa henkilötietojen käsittelystä.
”Taloyhtiön ja isännöinnin tulee muistaa tehdä kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Sopimus tulee tehdä myös muiden palveluntuottajien kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja”, Haarma muistuttaa. Sopimusmallit löytyvät kirjasta.
Uusia velvollisuuksia ei pidä kuitenkaan ymmärtää vain ikävinä lisätöinä, vaan mahdollisuutena henkilötietojen liittyvien toimintatapojen yhtenäistämiseen, sujuvoittamiseen ja nykyaikaistamiseen. Tietosuoja-asetuksen velvoitteita ei myöskään täytetä kertaluonteisilla toimenpiteillä, vaan henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn on oltava osa taloyhtiöiden arkista toimintaa siinä missä muutkin velvoitteet.
Tietosuoja-asetus velvoittaa rekisterinpitäjän kertomaan rekisteröidyille henkilötietojen käsittelystä. Tietosuojaseloste on näppärä tapa hoitaa tämä. Taloyhtiössä sen voi kiinnittää osakkaille ja asukkaille nähtäväksi yhtiön ilmoitustaululle; tämän lisäksi selosteen pitää olla isännöintiyrityksen verkkosivuilla.
Asiantuntijoiden neuvoilla kohti uutta
Uutuusopas Tietosuoja taloyhtiössä – Miten taloyhtiön ja isännöitsijän tulee hallita henkilötietoja käsittelee tiiviisti EU:n tietosuoja-asetuksen vaikutuksia taloyhtiöiden ja isännöintiyritysten toimintaan.
Opas neuvoo käytännönläheisesti vaiheittain, miten asetuksen vaatimukset otetaan taloyhtiössä käyttöön. Se auttaa taloyhtiöitä ja isännöintiyrityksiä täyttämään tietosuoja-asetuksen mukaiset velvoitteensa ja varautumaan siihen, että ne pystyvät osoittamaan toimivansa asetuksen mukaisesti. Oppaassa on valmiit mallit sääntelyn vaatimista asiakirjoista ja sopimusehdoista. Myös tietosuoja-asetuksen termeistä on sanasto.
Oppaan ovat kirjoittaneet OTM, toimitusjohtaja, lakimies Kai Haarma asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:stä ja OTM, lakiasiantuntija Tommi Leppänen Isännöintiliitosta.